Zarządzanie

Ryszard Krawczyk /fot. archiwum prywatne

Szkoła Nauki Jazdy, Ośrodek Szkolenia Kierowców, Akademia Kierowców i dziesiątki podobnych określeń ukrywa poetycko miejsce, w którym kandydat na kierowcę ma obiecane, że za swoje pieniądze zostanie przygotowany, w wystarczający sposób, do zdania państwowego egzaminu na upragnione prawo jazdy.

Na taką okoliczność są nawet zawierane umowy cywilno-prawne. Inną sprawą jest ich wartość, często jednostronnie określają one zobowiązania kursanta. Napisałem „miejsce”, chociaż to może duże nadużycie, bo wiele szkół nauki jazdy ma tylko samochód do nauczania podstaw kierowania pojazdem. Reszta: plac manewrowy, sala wykładowa, w której prowadzone są zajęcia z teorii, komputery do e-learningu, to raczej kwestia umowna. Teoretycznie na wszystko są jakieś umowy najmy czy użyczenia, bo takie są wymogi formalne prowadzenia ośrodka. I tu zaczynamy stąpać po polu minowym tajemnic poliszynela.

Straty

Na tym samym obszarze szkolenia działają ośrodki LOK, PZM, ZDZ – niegdyś monopolistów w branży, solidne szkoły prywatne oparte o biznesowe i profesjonalne bazy ludzkie i materialne oraz przeróżne kombinacje szkół jednoosobowych, rodzinnych, spółek doraźnych, para-spółdzielni wolnych strzelców, firm wielobranżowych i co kto wyduma. Nie ma mowy o standaryzacji wymogów dotyczących metod szkolenia czy poszukiwania bardziej optymalnych, nowoczesnych metod pozyskiwania klientów, sposobów zarządzania i kierowania ośrodkiem. Czasem myślę, że w najbliższej perspektywie uporządkowanie i unowocześnienie tej branży jest raczej mało realne.
Spotkałem w ostatnich latach kilka tysięcy instruktorów nauki jazdy, odbyłem z nimi setki dyskusji. Spieraliśmy się na różne ważne tematy, jednak prawie nikogo nie interesowały podstawy nowoczesnego zarządzania szkołą jako miejscem czy formą prowadzenia biznesu.
Tymczasem wielu przekonało się już, jakie ryzyko niesie improwizacja i opieranie wszystkiego na własnej intuicji lub turbulentnym zachowaniu kandydatów na kierowców. Migracja do innych zawodów czy innych form zarobkowania jest znaczna. Ucieczka przed niżem demograficznym jest jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy, ale nie jedyną. Większość ośrodków szkolenia nie prowadzi analizy kosztów własnych, nie ma realnej dokumentacji eksploatacji pojazdów i innych kosztów. Jeśli do tego dodamy ciągle zmieniające się otoczenie biznesowe: regulacje prawne, wymogi formalne, nieprzewidywalne decyzje WORD-ów w zakresie doboru pojazdów egzaminacyjnych, rosnące koszty osobowe, agresywną politykę cenową upadających ośrodków szkolenia, to jakoś trudno sobie wyobrazić, że w tych niezależnych od przedsiębiorcy warunkach można zajmować się planowaniem, kreowaniem wizji i misji firmy.
W przeważającej większości dominuje zarządzanie przez „bieg historii”. Zadzwoni klient – znaczy jest robota. Nie zadzwoni, to może jutro przyjdzie. Jak przerwa trawa nadal, to… – to trzeba się brać do roboty i zacząć go poszukiwać. I tak, od przypadku do przypadku, działa całkiem niemała liczba ośrodków szkolenia. A może już się mentalnie likwiduje, nawet o tym nie wiedząc.

Zmiany

Po styczniu 2013 roku prowadzenie OSK wiąże się z dodatkową sprawozdawczością. Jego obsługa staje się coraz trudniejsza, a realia rynku dodatkowo ją komplikują. Gdzie tu czas na refleksje czy zarządzanie? Owszem, część aktywistów, instruktorów czujących współodpowiedzialność za tę grupę społeczną, podejmuje trud zmian. Trudno jednak przewidywać wpływ stowarzyszeń, klastrów, federacji czy izb na decydentów. Znaczna rotacja „zegarkowa” osób w ministerstwie, kolejne wybory, spory o prawa pieszych czy porażka w sprawie ceny minimalnej zapewne tę aktywność osłabi.
By nie popadać w defetyzm, przypomnieć trzeba, że ośrodek szkolenia kierowców jest silny siłą osobowości właścicieli, instruktorów i biur obsługi. Indywidualny kontakt z uczestnikami szkoleń, specyficzne relacje w procesie nauki, są podstawą biznesowego sukcesu. Referencje „szeptane” nadal są najlepszą rekomendacją dla kolejnych klientów. I fakt, spotykam w takcie szkoleń fantastycznych ludzi, z zamiłowaniem uprawiających ten wymagający zawód – wypełniających społeczną misję. Lubiących ludzi, mających niezwykły dar tolerancji dla błędów innych i ciepło w podejściu do szkolenia. To nie jest mała grupa osób, która pozostała w zawodzie, bo potrafi w nim znajdować satysfakcję z radości zadowolonych uczestników szkolenia. Niestety, to tylko część. Większość jednak trwa. A trwanie nie daje szans na rozwój.
Mimo wszystko warto nakreślić możliwe obszary koniecznych zmian w sposobie kierowania ośrodkami szkolenia kierowców. Moim zdaniem do podstawowych należą:

• marketing produktów OSK
• zarządzanie kursantami
• zarządzanie instruktorami i pracownikami
• planowanie zajęć teoretycznych i praktycznych
• planowanie i przeprowadzanie egzaminów wewnętrznych
• zarządzanie pojazdami
• monitoring środków pieniężnych i dokumentów księgowych
• aktywne poszukiwanie dodatkowych form zarabiania
• strategia działania firmy jako miejsca zarabiania pieniędzy.

Postęp

Każdy z tych obszarów wymaga szerszego omówienia. Można jednak pokusić się o pewne sugestie. Znaczną część wymienionych problemów można rozwiązać dobrym programem komputerowym do zarządzania ośrodkiem. Taki program ma wersję na urządzenia przenośne.
Kandydaci na kierowców, świetnie obeznani z tabletami i smartfonami, bez problemu przechodzą na nowoczesne formy kontaktu. Nic nie stoi na przeszkodzie, by kontakt uczestnika szkolenia w zakresie planowania godzin jazdy odbywał się na platformie internetowej. Niby nietrudne, a jednak znikoma liczba osk wdrożyła takie programy. Po części wynika to z aktualnych przepisów podatkowych, które po nałożeniu na ośrodki obowiązku posiadania kasy fiskalnej, miały wymusić rejestrowanie wszystkich przychodów, zwłaszcza opłat za jazdy doszkalające czy dodatkowe.
Niestety, przepis przepisem, a życie życiem. Dzika konkurencja upadających firm powoduje, że 60 minut jazdy w wielu regionach kosztuje 40-50 zł. Od tego trzeba opłacić podatek, ponieść inne koszty. W efekcie niejedna szkoła nie rejestruje tych przychodów w kasach fiskalnych. Etycznie i prawnie jest to nie do przyjęcia, a jednak tak się dzieje.
Inną, właściwie prozaiczną przyczyną niewielkiego zainteresowania elektronicznymi programami i sprzętem, jest brak nawyku korzystania z informatycznych systemów zarządzania. Wystarczy je tylko nabyć, opanować i działać. Z jednym „ale” – ktoś musi ten impuls uruchomić. Podobnie było ze sprawozdaniami do starostw (szyfrowanie danych, ePUAP) oraz z pobieraniem i aktualizacją PKK. Tu impulsem była zmiana prawa.
Rozwiązanie tylko tych podstawowych problemów pozwoli zyskać czas, część środków przeznaczyć na inne zadania. Trudno mi jednak uwierzyć, że będzie to proces szybki. Przekonanie to opieram na swoich kontaktach ze szkołami. Tylko część z nich ma własne, aktywne strony internetowe. Nieliczne każdego dnia zamieszczają informacje na blogach, portalach społecznościowych czy facebooku. Wyjątkowe – korespondują z uczestnikami, informują o ich sukcesach na egzaminach.
Ta forma zarządzania relacjami daje dużą przewagę konkurencyjną. Wymaga jednak dyscypliny, pracowitości i rozumienia potrzeby takich kontaktów.
A rzeczywistość jest taka, że często nie oddzwaniamy, nie odpisujemy na sms-y, nie korzystamy z poczty elektronicznej. Wynika to z braku umiejętności zarządzania sobą w czasie, albo, jak uważa część znawców, swoim czasem. Jak zwał, tak zwał – pierwszym krokiem do sukcesu i tak jest pierwszy krok. Szkoły, które to zrozumiały, a znam takich kilkadziesiąt, nie patrzą na ceny konkurencji. Robią swoje. W tym robieniu „swojego” chcemy Wam pomagać.

Artykuł opublikowany w Biuletynie Informacyjnym „Prawo Jazdy”, nr 1/19 (2015)